Wer stiehlt meine Zeit by Dirk Daniel

Author:Dirk Daniel [Daniel, Dirk]
Language: deu
Format: epub
Published: 2012-06-15T22:00:00+00:00

Profi-Tipps

Dieses Kapitel vereint die Top Tipps, die die absoluten Profis nutzen. Sie sind nicht für den Anfänger geeignet, weil sie voraussetzen, dass man sich sonst schon recht gut optimiert hat und eine hohe Disziplin besitzt.

Schreiben Sie Emails und Dokumente direkt auf Englisch.

Auch wenn es affig wirkt, einem deutschem Empfänger eine englische Email zu schreiben. Dies gilt natürlich nur, wenn ihr Umfeld international ist. Immer wieder kommt es vor, dass lokale Emails erst übersetzt werden müssen, bevor sie der ausländische Kollege versteht. Dies verzögert den Fortschritt und verursacht Rückfragen.

Nutzen Sie einfache Sprache. Kurze Sätze.

Setzen Sie bei Ihrem Gegenüber eine Stufe weniger Fachwissen voraus, als Sie vermuten. Vermeiden Sie Abkürz.

Machen Sie aus häufigen Aufgaben einen Prozess.

Hocheffiziente Mitarbeiter überlegen sich bei jeder Aufgabe, wie häufig sie diese noch in nächster Zeit wiederholen müssen, und versuchen gleich einen Standardprozess zu entwickeln. Beispiel: Sie werden gebeten, einen Monatsabschluss zu schreiben. Wenn Sie erwarten, dass nächsten Monat wieder ein Abschluss fällig ist, ist diese Aufgabe ein guter Kandidat für einen Prozess. Prozess bedeutet Vereinfachung, Standardisierung, eventuelle Automatisierung und Dokumentation. So kann die Aufgabe künftig schneller, zuverlässiger, und in berechenbarer Art und Weise erledigt werden. Durch die Dokumentation ist gewährleistet, dass bei Krankheit eine Vertretung definiert ist und diese sich selber helfen kann.

Mobilisieren Sie Andere

In vielen Organisationen gibt es Personen, die entweder über mehr Kompetenz verfügen, mehr Interesse daran haben, oder weniger ausgelastet sind. Die Kunst ist, diese Personen für die eigene Aufgabe zu gewinnen. Ich habe bei Profis gesehen, dass diese ein Netzwerk an Freunden aufbauen, und Meister darin werden, andere Personen zu beeinflussen. Sie handeln nach dem Prinzip „Erst geben, dann nehmen“ und gewinnen Verbündete. Sie appellieren an höhere Instanzen und eskalieren ohne Rücksicht bei schlechter Arbeitsleistung.

Nutzen Sie das Internet

Viele Aufgaben lassen sich an freie Mitarbeiter rund um den Globus delegieren. Ich habe mein erstes Buch (50 Seiten) für 40 Euro mittels Elance.de von einem Freelancer übersetzen lassen. Es hat nur 48 Stunden gedauert und die Qualität und der Service waren vorbildlich. Elance ist eine Internetseite, die Auftraggeber mit Auftragnehmern zusammenbringt, und die die Bezahlung als Vermittler abwickelt.

Lernen Sie von den Experten

Effiziente Personen fragen sich: „Wer hat eine ähnliche Aufgabe schon einmal vor mir gelöst?“. Sie sind sich nicht zu schade, andere um Rat zu fragen, obwohl sie selber viel wissen. Sie lesen Bücher, denken an Analogien, laden Experten ein.

Verallgemeinern Sie die Aufgabe

Besser gesagt: Verallgemeinern Sie die Erledigung der Aufgabe. Dann können Sie bei der nächsten Aufgabe eventuell die Schritte zur Erledigung der ersten Aufgabe wiederverwenden. Die Autoindustrie macht es vor, mit ihrem modularen Baukastensystem. Die Variantenbildung wird an das Ende gelegt, um möglichst viele Gleichteile und gleiche Arbeitsschritte zu wiederholen.

Beispiel aus dem Büro: Wenn Sie jemand bittet, eine Datenbank-Abfrage zur Ermittlung der Umsätze der Produktsparte Kleinwagen in der Verkaufsregion Nord für den Monat April anzufertigen, dann lässt sich diese Aufgabe verallgemeinern. Anstatt diese Analyse genau so abzufragen, wie ursprünglich spezifiziert, starten Sie eine allgemeinere Analyse. Diese ermittelt gleich alle Betriebskennziffern aller Regionen für alle Monate über alle Produktsparten. Das Ergebnis ist eine größere Datenmenge mit mehr Spalten zur Auswahl.

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